如何使用word的合併列印

 分享一個基本而重要的文書處理技巧-合併列印， 這個功能基本上是學習文書處理能力的人一定會學到的技巧，但也是許多人屢學不會的一個『瓶頸』，今天設計嵐特別挑出來做教學，讓各位一次學會，如此也才能 真正地說自己擁有文書處理的能力。而Word的合併列印功能提供了信件、標籤、信封等等的快速列印動作，本篇設計嵐以『信件』為介紹對象。
    所謂的『合併列印』是指匯入清單資料表的欄位內容，快速建立大量的列印文件，舉凡有固定內容的文件(ex.成績單、喜帖等等)，搭配完整的資料表內容，就可以完成合併列印的動作。
1.先依據需求建立主文件，並且完成美化以及格式設定。
 

2.點選『郵件』標籤→點選『啟動合併列印』→『信件』功能。
 
 
3.接著點選『選取收件者』→『鍵入新清單』功能。
 
4.接著會看到以下設定畫面，點選『自訂欄位』進行欄位設定。
 
5.利用『新增』、『刪除』以及『重新命名』等功能進行欄位設定，請依照主文件內容來設定適當的欄位。
 
6.以這份成績單為例，我們需要以下的欄位：
 
欄位設定完成後按下『確定』。
7.接著開始依欄位輸入每一筆資料，在輸入過程中可以按下鍵盤上的TAB鍵進行欄位切換。(在此我輸入五筆資料做說明)
 
輸入完成按下『確定』會進入存檔畫面。
8.將清單檔案進行儲存。
 
9.完成清單建立後開始進行『合併欄位』的插入，先將插入點游標放在主文件中適當處，接著點選『插入合併欄位』，選取合適的欄位插入。
 
10.依序完成所有合併欄位的插入動作，畫面如下：
 
11.接著可以點選『結果預覽』圖示進行合併結果預覽。
 
12.如果預覽結果沒有錯，就可以『完成與合併』→『編輯個別文件』動作了。
 
13.設定合併列印的紀錄範圍(在此我選『全部』)。
 
設定完成按下『確定』。
14.最後就會得到一份合併列印完成的新文件，結果如下：


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作者：『嵐設』-設計教學部落
來源：http://ibf.tw/ZnVDj
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