2016年2月24日 星期三

Word 合併列印圖片〈使用Excel 2010建立資料表〉

Microsoft Office Word 2010 的「合併列印」功能很好用,利用一個Word檔案,配合WordExcelAccess建立的資料表,輕鬆的就可以做「合併列印」的動作。這項功能會節省很多的時間與人力,在「列印標籤、名條」、「邀請函」、「製作獎狀」、「感謝狀」、...等文件都可以利用這個好用的功能,「合併列印」不但能合併列印文字,也可以合併列印圖片。本文以使用Excel 2010建立資料表為例,說明Word 2010 「合併列印」文字和圖片的操作方法:

1.使用Word 2010 「合併列印」的功能之前,必須先建立一個資料表格,如圖示的Excel 2010檔案,資料表格內含標題名稱和資料。B2-B13為圖片的路徑,格式為「磁碟:\\資料夾\\檔案名稱(路徑必須以雙斜線表示),例如:D:\\Flower\\001.jpg,建議要合併的圖片依照順序,以數字命名,方便在Excel輸入資料時,可以使用自動填滿空格的功能。要合併的圖片也要事先以影像處理軟體縮小為適當的大小


2.開啟Word 2010,製作圖片說明,如圖示。

3.點選「郵件\啟動合併列印\一般 Word 文件」。也可以點選「逐步合併列印精靈」,依照指示的步驟,完成文件的合併。


4.點選「選取收件者\使用現有清單」,準備選取已經建立的 Excel 2010檔案。

5.選擇Excel 2010檔案,點選「開啟」。

6.選擇工作表「名稱」,點選「確定」。

7.選取圖片說明的名稱「蓮霧」,點選「插入合併欄位\名稱」。

8.如圖示,已經插入「名稱」欄位。

9.選取文字「照片」,在「插入」的索引標籤,點選「快速組件\功能變數」,準備插入功能變數。

10.選擇「IncludePicture」,點選「確定」。

11.因為還沒有指定圖片的路徑,會出現「錯誤!尚未指定檔名」的錯誤訊息。

12.按鍵盤的「Alt+F9」按鍵,切換「切換功能變數代碼」,游標移到「INCLUDEPICTURE」後面的空白處,如圖示,準備插入圖片路徑。

13.在「郵件」的索引標籤,點選「插入合併欄位\Flower」。

14.如圖示,已經插入圖片路徑。

15.再按鍵盤的「Alt+F9」按鍵,切換為一般的編輯模式,點選「預覽結果」。

16.如圖示,已經顯示正確的名稱「蓮霧」,圖片並未正確顯示,如下圖所示。

17.按鍵盤的「F9」按鍵更新功能變數,會載入Excel檔案Flower欄位底下的第一張照片,如下圖所示,已經顯示正確的照片。

18.點選「完成與合併\編輯個別文件」,將資料合併為新文件。

19.選擇「全部」,點選「確定」。

20.如圖示,已經合併為新文件,因為沒有更新功能變數,每一張合併文件的圖片都一樣,必須修正錯誤。

21.將文件內容全部選取。

22.按鍵盤的「F9」按鍵,更新功能變數,就會插入並顯示正確的照片,如下圖所示,已經正確的完成圖片的合併。




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作者:軟體使用教學
來源:https://ibf.tw/t0scu
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1 則留言:

  1. 連同函數 "IF" 一起用, 就可以免除按F9的麻煩!
    {INCLUDEPICTURE {IF TRUE {MERGEFIELD 相片}} \d}

    我找了很多中文網站都找不到方法, 直至找英文網站, 才找到這方法....
    Ref: https://answers.microsoft.com/en-us/office/forum/office_2003-word/mail-merge-includepicture-is-repeating-the-same/00454a5d-21ba-4793-9456-d340fcc79501

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